10 LỜI KHUYÊN ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG ( Tiếp tục )

…Nếu bạn đã từng tổ chức một sự kiện, bạn biết rằng không phải mọi thứ đều chạy theo kế hoạch và bạn phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau. Những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (event organizer) chắc hẵn biết “quy tắc mặt vịt vui nhộn”. Quy tắc này nói rằng bề ngoài bạn nên trông điềm tĩnh và thanh bình. Nhưng trên thực tế, bạn đang tràn đầy năng lượng bằng đôi chân của mình dưới nước để giữ cho mình nổi. Tổ chức một sự kiện không phải là một công việc đơn giản mà cần phải có sự chuẩn bị nghiêm túc và thực hiện tỉ mĩ chuyên nghiệp thì mới mong có 1 buổi tiệc thành công. 10 điểm chính sau đây mà bạn cần lưu ý:-

Phân bổ trách nhiệm

Việc phân công/ phân bổ nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm không chỉ ở giai đoạn chuẩn bị mà còn trong suốt sự kiện là rất quan trọng. Phân bổ trách nhiệm theo khu vực. Ví dụ, một người nào đó chịu trách nhiệm về khu vực đăng ký, một người khác để chào hỏi diễn giả, một người khác về thiết bị, phục vụ ăn uống, giao tiếp với báo chí, v.v. Mỗi người cần có khu vực của mình, mà họ nên chịu trách nhiệm trong suốt toàn bộ thời gian của sự kiện.

Cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm một tài liệu với các trách nhiệm rõ ràng được giao, để mọi người biết phải làm gì và liên hệ với ai về bất kỳ vấn đề cụ thể nào.

PR sự kiện của bạn

Đừng đánh giá thấp thời gian cần thiết để quảng bá thành công một sự kiện. Hình thức sự kiện, đối tượng mục tiêu, nguồn lực nội bộ và ngân sách tổ chức tiệc đều xác định phương pháp tiếp thị của bạn. Khi chọn đối tác truyền thông, hãy tập trung vào những kênh có cùng định hướng khách hàng giống bạn. Tốt hơn là nên có một vài đối tác chiến lược giúp bạn PR đúng đối tượng khách hàng mà bạn mong muốn thay vì chỉ nói về sự kiện với tất cả mọi người, còn hơn nhiều phương tiện nhưng không có đối tượng khách hàng cụ thể

Điều quan trọng nữa là tạo một thông điệp chính sẽ được phát trên tất cả các kênh. Đảm bảo nó ngắn gọn, có chiều sâu và truyền tải chính xác ý tưởng của sự kiện đến khán giả của bạn.

Chú ý đến dịch vụ

Đảm bảo rằng nhóm của bạn tuân theo Quy tắc Mặt Vịt. Thân thiện với người tham gia, diễn giả và đối tác. Cố gắng giải quyết các vấn đề hoặc thắc mắc của họ và đáp ứng kỳ vọng của họ, ngay cả khi bạn cảm thấy mệt mỏi và mọi thứ không theo kế hoạch. Vào cuối ngày, những gì mọi người nhớ là cách họ được đối xử và bầu không khí buổi tiệc không phải những gì người nói đang nói trên sân khấu.

Kiểm tra lần cuối 24 giờ trước khi sự kiện diễn ra

Đảm bảo rằng bạn đã thông báo cho những người tham gia về cách đến địa điểm tiệc, xác nhận lại với những vị khách quan trọng đặc biệt là những diễn giả xem họ có sẵn sàng và cần hỗ trợ gì thêm nữa không. Chuẩn bị tài liệu in, nội dung âm thanh, ánh sáng, các công cụ hỗ trợ, máy móc, clip…vv. Kiểm tra xem mọi người có hiểu nhiệm vụ và trách nhiệm của mình hay không và không gian đã sẵn sàng chưa. Vì mục đích này, bạn có thể soạn thảo một danh sách kiểm tra, như danh sách này.

Một danh sách kiểm tra tương tự có thể được soạn thảo để chuẩn bị kiểm tra vào ngày diễn ra sự kiện: mọi thứ đã ở đúng vị trí, hoạt động, có được thực hiện đúng giờ hay không.

Nhớ in chương trình sự kiện ra, cho mỗi thành viên trong đoàn và các tình nguyện viên một bản. Ngoài ra, cung cấp cho mọi người số điện thoại liên lạc chính để liên lạc với nhau trong trường hợp khẩn cấp.

Yêu cầu phản hồi

Có thể bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và hạnh phúc sau sự kiện nhưng sẽ rất khó để bạn đưa ra đánh giá khách quan về mọi việc đã diễn ra như thế nào. Đó là lý do tại sao yêu cầu người tham gia hoàn thành mẫu đánh giá in vào cuối sự kiện hoặc biểu mẫu trực tuyến khi họ về nhà. Yêu cầu họ đánh giá các khía cạnh khác nhau của sự kiện: hậu cần, diễn giả, địa điểm và công việc của ban tổ chức. Thông tin này sẽ giúp bạn tránh những sai lầm trong tương lai và nâng cao chất lượng sự kiện của bạn. Nếu có thể, hãy nhận phản hồi thông qua mạng xã hội hoặc quay video đánh giá khi kết thúc sự kiện. Điều này sẽ có ích nếu sự kiện của bạn được tổ chức lại.

Dù bạn tổ chức sự kiện nào, hãy lạc quan và đừng sợ những điều bất ngờ và sự kiện của bạn sẽ thành công tốt đẹp!