10 LỜI KHUYÊN ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG

Nếu bạn đã từng tổ chức một sự kiện, bạn biết rằng không phải mọi thứ đều chạy theo kế hoạch và bạn phải đối mặt với nhiều thách thức khác nhau. Những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp (event organizer) chắc hẵn biết “quy tắc mặt vịt vui nhộn”. Quy tắc này nói rằng bề ngoài bạn nên trông điềm tĩnh và thanh bình. Nhưng trên thực tế, bạn đang tràn đầy năng lượng bằng đôi chân của mình dưới nước để giữ cho mình nổi. Tổ chức một sự kiện không phải là một công việc đơn giản mà cần phải có sự chuẩn bị nghiêm túc, chi tiết và thực hiện chuyên nghiệp thì mới mong có 1 buổi tiệc thành công.

10 ĐIỂM SAU ĐÂY MÀ CÁC BẠN CẦN CHÚ Ý

Xác định rõ mục đích và định dạng tiệc

Nó có vẻ khá rõ ràng nhưng đáng để có một cách tiếp cận quan trọng đối với vấn đề này. Hình thành mục tiêu của bạn càng cụ thể càng tốt: bạn mong muốn điều gì trong buổi tiệc; thông điệp bạn muốn truyền tải; bạn có muốn truyền đạt kiến thức cho người tham gia; tri ân đối tác; gây quỹ cho một dự án hoặc cung cấp cho khách niềm vui thẩm mỹ? Hình thức của sự kiện sẽ phụ thuộc vào câu trả lời: chủ đề, khái niệm, thời gian và thời lượng, phân bổ vai trò trong nhóm, cách bố trí hội trường, phục vụ ăn uống và âm thanh. Điều quan trọng là định dạng của bạn giúp đạt được mục tiêu của sự kiện.

Chú ý đầy đủ đến việc lập kế hoạch

Kế hoạch nên bao gồm hậu cần, nội dung và việc quảng bá sự kiện. Tạo group hoặc một tài liệu có sẵn cho toàn bộ nhóm, nơi mỗi thành viên sẽ có thể xem nhiệm vụ của những người khác và bức tranh toàn cảnh. Đầu tiên, hãy chuẩn bị một danh sách các nhiệm vụ chính, sau đó xác định chúng càng chi tiết càng tốt dưới dạng các bước cụ thể phải hoàn thành (things to do). Điều quan trọng là chỉ định khung thời gian trong kế hoạch: thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Nó thường bị đánh giá thấp và buổi tiệc bị diễn ra chậm hơn dự định thường xuất phát từ sự không chuẩn bị kỹ. Bạn có thể sử dụng các mẫu, chương trình của Google như Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek để lập kế hoạch. Ngay cả Excel đơn giản cũng sẽ không làm bạn thất vọng.

Dự thảo ngân sách có tính đến các tình huống không lường trước được

Nhìn vào danh sách các nhiệm vụ và phân bổ ngân sách cho từng hạng mục đầy đủ. Cũng nên nghĩ đến việc dự phòng đề phòng những tình huống bất trắc xảy ra. Ví dụ, có một sự cố trong công việc của tôi khi trời đổ mưa vào ngày tổ chức sự kiện ngoài trời. Chúng tôi phải lập tức thay đổi địa điểm và vận chuyển toàn bộ thiết bị, đồ đạc. Tốt hơn hết là bạn nên suy nghĩ trước về mọi khả năng có thể xảy ra và nên có sự chuẩn bị sẵn sàng về mặt tài chính cho chúng.

* Hãy liên hệ với John nếu muốn có những format về kế hoạch dự trù ngân sách khi tổ chức tiệc nhé.

Mấu chốt là chi tiết

Nếu bạn muốn tạo bất ngờ thú vị cho khách của mình, hãy suy nghĩ về mọi thứ từ chi tiết nhỏ nhất: cách họ đăng ký, ai sẽ chào đón người tham gia và cách thức, sắp xếp chỗ ngồi hợp lý, trang phục, nhạc gì sẽ phát, bạn có góc ảnh thú vị không, bài thuyết trình của bạn và khách mời phát biểu trông như thế nào và ra sao. nhóm tổ chức có cần mặc đồng phục khác không hay phải đeo badge, phải làm gì trong thời gian nghỉ giải lao.

Ví dụ: trong quá trình đăng ký, người tham gia có thể có cơ hội tham gia một lớp học tổng thể ngắn gọn, chơi trò chơi hoặc xem video thông tin.

Cố gắng làm mọi người ngạc nhiên và tạo ra hiệu ứng wow, vượt quá sự mong đợi của họ trong những điều bình thường nhất. Đây chính xác là những gì tạo ra cảm giác của một sự kiện.

Kiểm tra kỹ vị trí tổ chức tiệc và khu vực xung quanh và có một kế hoạch B

Luôn kiểm tra kỹ vị trí của nơi tổ chức tiệc cũng như venue nơi buổi tiệc diễ ra ngay từ giai đoạn lựa chọn ban đầu. Vào những thời điểm không mong đợi nhất, mọi vấn đề có thể xảy ra. Đo có thể là điều hòa không khí không hoạt động bình thường trong hội trường, không có nhà vệ sinh cho người tàn tật hoặc thiết bị sẽ không thông qua cửa. Do đó, hãy kiểm tra tất cả các vấn đề như vậy trước.

Một lần tôi tổ chức một hội nghị cho 50 khách VIP đến từ các quốc gia khác nhau. Buổi hội thảo diễn ra rất suôn sẽ cho đến giờ ăn trưa khi một số bóng đèn nhỏ trong chùm đèn chùm (crytal chandeliers) treo trên trần bị nổ do nóng quá và rơi đúng vào bàn ăn của vị Chủ Tịch Công Ty. Và các bạn biết chuyện gì đã xảy ra rồi đấy. Bạn có thể nghĩ rằng tình huống như vậy sẽ không xảy ra với bạn, nhưng tốt nhất bạn nên có một kế hoạch B.

(…tiếp tục)