Trong bối cảnh ngành du lịch và lưu trú ngày càng phát triển, nhiều khách sạn, resort và homestay lựa chọn nhập khẩu trực tiếp thiết bị từ nước ngoài nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu chi phí đầu tư. Các sản phẩm nhập khẩu không chỉ đa dạng về mẫu mã mà còn đáp ứng tốt các tiêu chuẩn quốc tế về độ bền, tính thẩm mỹ và công nghệ.

Tuy nhiên, để hàng hóa được thông quan đúng tiến độ và hạn chế phát sinh chi phí, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình nhập khẩu, chính sách quản lý cũng như các thủ tục hải quan áp dụng đối với từng nhóm mặt hàng.

Thiết bị phòng nghỉ

Đây là nhóm hàng được nhập khẩu phổ biến nhất trong lĩnh vực khách sạn, bao gồm:

• Khóa cửa điện tử
• Két sắt khách sạn
• Minibar
• Máy sấy tóc
• Điện thoại phòng
• Đèn trang trí
• Rèm cửa tự động

Phần lớn các sản phẩm được nhập khẩu từ Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản hoặc châu Âu để đáp ứng yêu cầu về chất lượng và thiết kế.

Thiết bị bếp công nghiệp

Nhà hàng trong khách sạn thường sử dụng nhiều thiết bị chuyên dụng như:

• Lò nướng công nghiệp
• Bếp Âu, bếp Á
• Máy rửa bát
• Tủ đông
• Tủ mát
• Máy làm đá
• Thiết bị buffet

Đây là nhóm hàng có giá trị lớn nên ngoài việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, doanh nghiệp cũng cần tính toán chi phí vận chuyển quốc tế, thuế nhập khẩu và các khoản phí liên quan trước khi ký hợp đồng.

Thiết bị giặt là

Các khách sạn từ 3 sao trở lên thường đầu tư hệ thống giặt là chuyên nghiệp với:

• Máy giặt công nghiệp
• Máy sấy công nghiệp
• Máy là lô
• Máy ép ga

Những thiết bị này có kích thước lớn và trọng lượng cao nên cần lựa chọn phương án đóng gói, vận chuyển phù hợp để đảm bảo an toàn trong suốt hành trình.

Thiết bị điện nhẹ và an ninh

Để nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo an toàn cho cơ sở lưu trú, nhiều khách sạn đầu tư các hệ thống như:

• Camera giám sát
• Hệ thống kiểm soát ra vào
• Tổng đài IP
• Hệ thống WiFi
• Báo cháy tự động
• Hệ thống âm thanh thông báo

Một số mặt hàng có thể chịu sự quản lý của cơ quan chuyên ngành, vì vậy doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách nhập khẩu trước khi tiến hành đặt hàng.

Nội thất và đồ trang trí

Ngoài thiết bị vận hành, nhiều khách sạn cũng nhập khẩu:

• Sofa
• Ghế nhà hàng
• Đèn chùm
• Tranh trang trí
• Gương nghệ thuật
• Bàn ghế ngoài trời

Do có kích thước lớn và giá trị cao, việc tối ưu phương án đóng container sẽ giúp giảm đáng kể chi phí logistics.

Quy trình nhập khẩu thiết bị khách sạn

1. Xác định mã HS

Mỗi loại thiết bị sẽ có mã HS riêng để xác định thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và chính sách quản lý của Nhà nước.

Việc xác định sai mã HS có thể dẫn đến khai báo không chính xác, phải sửa tờ khai hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp thường chủ động tra cứu HS Code máy móc thiết bị trước khi ký hợp đồng nhằm xác định đúng thuế suất và chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

2. Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu

Một bộ hồ sơ thông thường gồm:

• Hợp đồng mua bán
• Commercial Invoice
• Packing List
• Bill of Lading hoặc Air Waybill
• Certificate of Origin (nếu có)
• Catalogue sản phẩm

Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình khai báo hải quan diễn ra thuận lợi và hạn chế việc phải bổ sung hồ sơ sau này.

3. Thực hiện thủ tục hải quan

Khi hàng về cảng hoặc sân bay, doanh nghiệp sẽ tiến hành:

• Khai tờ khai hải quan
• Nộp hồ sơ
• Kiểm hóa (nếu có)
• Nộp thuế
• Thông quan

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp mới nhập khẩu lần đầu thường gặp khó khăn khi chuẩn bị chứng từ hoặc khai báo thông tin trên tờ khai. Việc nắm rõ hồ sơ hải quan nhập khẩu máy móc sẽ giúp rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu thiết bị khách sạn thường gặp khó khăn khi chuẩn bị chứng từ, xác định mã HS hoặc khai báo trên tờ khai hải quan. Đối với những lô hàng có giá trị lớn hoặc yêu cầu tiến độ gấp, việc sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan trọn gói sẽ giúp doanh nghiệp xử lý hồ sơ đúng quy định, rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế các chi phí phát sinh như lưu container, lưu bãi.

4. Vận chuyển về công trình

Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, hàng hóa sẽ được vận chuyển về kho hoặc trực tiếp đến công trình để lắp đặt.

Đối với các thiết bị có giá trị lớn như máy giặt công nghiệp, hệ thống bếp hoặc thiết bị điện nhẹ, doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị logistics có kinh nghiệm trong vận chuyển quốc tế và khai báo hải quan để đảm bảo tiến độ dự án.

Một số lưu ý khi nhập khẩu thiết bị khách sạn

• Kiểm tra chính sách nhập khẩu trước khi đặt hàng.
• Xác định chính xác mã HS của từng mặt hàng.
• Chuẩn bị đầy đủ chứng từ theo quy định.
• Dự toán đầy đủ các khoản chi phí như vận chuyển quốc tế, thuế và phí cảng.
• Lựa chọn đơn vị logistics có kinh nghiệm xử lý các lô hàng máy móc, thiết bị.

Kết luận

Việc nhập khẩu thiết bị khách sạn mang lại nhiều lợi ích về chất lượng và chi phí đầu tư, nhưng cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng từ khâu lựa chọn nhà cung cấp, xác định mã HS, chuẩn bị chứng từ đến thực hiện thủ tục hải quan.

Khi chủ động tìm hiểu quy trình và các quy định liên quan ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro, kiểm soát tốt chi phí và đảm bảo thiết bị được bàn giao đúng tiến độ để phục vụ hoạt động kinh doanh.